Zawładnij czasem! Jak zarządzać sobą w czasie?

”Nie do nas należy decydować o czasie,
jedyne co możemy,
to decydować o tym co zrobić, w czasie, 
który został nam dany..."

J.R.R Tolkien 

Czujesz, że Twoje obowiązki mnożą się i mnożą? Masz wrażenie, że zaczynasz tracić kontrolę nad wszystkim? Boisz się, że musisz z czegoś zrezygnować, bo nie da się połączyć nauki z pracą, rodziną i hobby? Nie pozwól, aby ogrom zadań Cię przerósł! Możesz realizować się w różnych aspektach życia i czerpać z nich wszystkich satysfakcję – naucz się tylko zarządzać sobą w czasie!

Zwolnij!

Istnieje kilka obszarów, na które możemy rozdysponować nasz czas:

  • Zadania – obowiązki, charakteryzują się tym, ze posiadają cel i termin wykonania np. zadania wykonywane w pracy;
  • Więzi z innymi  - dające przyjemność relacje z osobami bliskimi, przyjaciółmi i znajomymi;
  • „Ja” – przyjemności, relaks, hobby, rozwój osobisty, który sprawia Ci przyjemność
  • Bezkierunkowe czynności – działania, które dają wrażenie relaksu, ale w rzeczywistości nim nie są. Wykonując je, myślisz o następnych czynnościach do wykonania, np. bezcelowe szperanie po Internecie, skakanie po kanałach, bezcelowe chodzenie po supermarketach (gdy nie masz w planach konkretnego zakupu).

Kiedy koncentrujemy się na zadaniach, czas płynie bardzo szybko. Dzieje się tak, ponieważ nie myślimy wtedy o chwili obecnej, lecz skupiamy się na przyszłości – na kolejnych zadaniach do wykonania.

Często, im więcej czasu przeznaczamy na zadania, tym więcej pozostałego zapełniamy czynnościami bezkierunkowymi. Dzieje się tak dlatego, że oba te rodzaje czynności skupiają się na jednym – kolejnej czynności, którą wykonamy. Koncentrując się na czynnościach bezcelowych, nie dostrzegamy jak szybko czas płynie, a sekundy przeradzają się w godziny.

Zupełnie inaczej jest z czynnościami typu „Ja” i relacjami z innymi. Kiedy skupiamy się na więzi z bliskimi nam osobami i czynnościach, które nas relaksują lub dają nam przyjemność, tkwimy w chwili obecnej – czas płynie wtedy wolniej. Jeśli to one zastąpią czynności bezkierunkowe, odnajdziemy w naszym życiu równowagę i będziemy mogli spełniać się w wielu sferach. Ważne jest jednak to, aby zmniejszając czas przeznaczony na czynności bezkierunkowe, „ocalonego” czasu nie przeznaczać na czynności zadaniowe. Pamiętaj, że dla Twojego zdrowia psychicznego i fizycznego ważne jest także „spowolnienie czasu”!

Ćwiczenie 1. (A)

Rozrysuj za pomocą wykresu (np. kołowego) lub tabeli typowy dzień w ciągu tygodnia. Zaznacz ile godzin w ciągu dnia przeznaczasz na:

  • pracę 
  • rodzinę
  • relacje z innymi ważnymi ludźmi
  • sen
  • hobby i relaks
  • rozwój osobisty
  • codzienne czynności (higiena, jedzenie)
  • inne czynności

Wykres możesz wykonać za pomocą narzędzi Worda, które automatycznie przetworzą Twoje wyniki na procenty.

Gdyby powyższy wykres należał do pewnej osoby, można by z niego wywnioskować, że nie znajduje ona czasu na hobby, rozwój osobisty i kontakty z innymi ludźmi. Bardzo mało czasu przeznacza też dla swojej rodziny. Taka osoba bardzo szybko może się wypalić i czuć jakby nigdy na nic nie miała czasu.

Zastanów się: Jak wygląda Twój wykres? Czy coś Cię w nim zdziwiło?

Ćwiczenie 1. (B)

Zastanów się, jak chciałbyś, aby wyglądał idealny wykres przedstawiający Twój dzień. Narysuj go i porównaj z wykresem, który stworzyłeś wcześniej. Kolejne ćwiczenia pomogą Ci zbliżyć go do ideału.

Podobne wykresy możesz stworzyć nie dla dnia, lecz całego swojego tygodnia!

"Znane są tysiące sposobów zabijania czasu, ale nikt nie wie jak go wskrzesić."

Ćwiczenie 2.

Zastanów, czy są takie czynności, które właściwie nic Ci nie dają? Są zwykłymi zapychaczami czasu, bez których potrafiłbyś się obejść, albo na które poświęcasz zbyt dużą część swojego dnia? Niektóre z tych czynności mógłbyś w wykresie z pierwszego zadania przyporządkować do kategorii „inne”. Przerysuj tabelkę i wypisz je. Zastanów się, czy możesz im jakoś zaradzić:

To, co ważne!

Jak już wiesz, na brak czasu najbardziej narzekają Ci, którzy go najwięcej tracą. Odpowiednie gospodarowanie czasem polega na umiejętności wyznaczania priorytetów i odkładaniu zadań mniej ważnych i mniej pilnych na dalszy plan.

Zasada Pareto mówi o tym, że w pracy, czy w życiu nie chodzi o wypełnienie wszystkich obowiązków. Nasza praca nie powinna być więc nastawiona na wykonywanie masy różnych czynności, lecz na osiągnięcie efektu. Większość wykonywanych przez nas czynności, to tzw. „czynności puste”, które nie zbliżają nas do osiągnięcia naszych celów. Takie puste czynności pochłaniają 80% naszego czasu, natomiast działania, które faktycznie pomagają nam osiągnąć cele, zajmują tylko 20% wykonywanych przez nas czynności. Zasadę Pareto można rozszerzyć:

  • 20% ważnych spraw daje nam 80% satysfakcji;
  • 20% działań przyczynia się do 80% naszych sukcesów;
  • 20% czynników decyduje o naszej karierze.

Zasada ta działa także i w drugą stronę, np.

  • 80% naszych wysiłków nie daje żadnych efektów.
  • 80% naszych spraw, to działania nieistotne.

Jakie wnioski można z tego wyciągnąć? Jeśli będziemy potrafili określić, które z wykonywanych przez nas czynności stanowią te magiczne 20% wpływające na naszą efektywność, a co można wyrzucić do kosza z etykietą „czynności puste”, znacznie ułatwi to nasze życie, a na pewno pozwoli nam lepiej gospodarować czasem.

Przejdź do dzieła!

W określeniu priorytetów pomocna jest matryca Eisenhowera, dzięki której możemy przyporządkować rangi poszczególnym czynnościom.

Kategoria ważne obejmuje najważniejsze cele - czyli to, co wpływa na nasz świat.

Kategoria pilne to kategoria czasowa. Sprawia, że dane zadania stają się widoczne i bardziej rzucają nam się w oczy.

 

 

Kolejność w jakich powinieneś wykonywać zadania:

  1. Pilne i ważne
  2. Ważne niepilne
  3. Pilne i nieważne
  4. Niepilne i nieważne

Ćwiczenie 3.

Wypisz listę czynności, które masz do wykonania w najbliższym czasie. Zastanów się, do której z wymienionych powyżej czterech kategorii możesz je zaliczyć. Przerysuj powyższą tabelę i przyporządkuj czynności i zadania do kategorii.

Niespodzianka!

Gdy bierzesz się do organizowania swojego czasu, pamiętaj, aby planować tylko 60% swojego czasu. Pozostałe 40% pozostaw na nieoczekiwane czynności, które pojawiają się spontanicznie każdego dnia.

Jeśli mimo to nie zdążyłeś wykonać czynności zaplanowanych na dany dzień, nie stresuj się, odłóż je na kolejny dzień. Pamiętaj jednak o tym, że istnieje reguła 48 godzin, która mówi o tym, że jeśli w ciągu tego czasu, od momentu zaplanowania nie podejmiesz jakiegoś działania, szansa, że kiedykolwiek je w całości zrealizujesz wynosi 1 do 100.

Obserwuj!

Przeprowadź obserwację swojego dnia. Zastanów się, w jakich godzinach potrafisz się najlepiej skupić, a kiedy jesteś najbardziej zmęczony i zdekoncentrowany. Planując czynności, bież pod uwagę swój stan psychofizyczny. Jeśli przez jakiś czas będziesz to czynić, poznasz krzywą swojej wydajności. Dowiesz się w jakich godzinach Twoje możliwości się zmniejszają i nie powinieneś zajmować się wtedy ważnymi zadaniami, bo nie wykonasz ich efektywnie. Poznasz także moment w ciągu dnia, w którym sprawnie wykonujesz nawet najbardziej skomplikowane działania.

Planuj!

Twórz listę zadań na każdy dzień. Wpisuj swoje obowiązki do kalendarza – może brzmi to banalnie i wydaje się monotonne, ale jest to najlepsza droga do tego, aby nauczyć się skutecznie zarządzać czasem. Gdy zapiszesz na papierze, co musisz zrobić, łatwiej będzie Ci to zrealizować i znaleźć czas na inne czynności.

Bibliografia:

  1. Bieniok H. (2010). Zarządzanie czasem – poradnik dla małoefektywnych. Warszawa: Difin
  2. Covey S. (2003). 7 nawyków skutecznego działania. Poznań: Rebis
  3. Tracy B. (2006). Zarządzanie czasem. Warszawa: Muza

 

Arykuł powstał w ramach projektu "Studencka Kawiarnia Możliwości - myślę więc jestem"

Projekt współfinansowany jest ze środków Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego.

Wykształcenie: mgr Psycholog, profilaktyk systemowy   Zainteresowania: terapia systemowa oraz poznawczo-behawioralna, psychologiczne mechanizmy uzależnień, psychologia moralności. Doświadczenie zawodowe:  Warsztatach Terapii Zajęciowej „Ad Vitam Dignam” dla osób chorujących na Schizofrenię, Wojewódzkim Szpitalu Psychiatrycznym w Andrychowie, Publicznym Zakładzie terapii uzależnień w Siemianowicach Śląskich, Poradni terapii uzależnienia i współuzależnienia od Alkoholu w Katowicach, Instytucie Twórczej Integracji w Sosnowcu, Centrum Edukacyjnym Nu-lab, Jaworzno. Poradnia Zdrowego Odżywiania - Bioverum ​Tworzy także materiały szkoleniowe i blended-learningowe z zakresu umiejętności psychospołecznych. (...)


Pomoc psychologiczna

Studenci i Doktoranci Uniwersytetu Śląskiego mogą korzystać z bezpłatnego wsparcia psychologicznego i poradnictwa w Centrum Obsługi Studenta.

Skontaktuj się ze specjalistami w następujących obszarach:

W celu ustalenia terminu indywidualnej konsultacji psychologicznej prosimy o kontakt drogą elektroniczną lub telefonicznie.