• Opublikowane 30 November, 2013

Program rozwojowy - Motywacja i zarządzanie sobą w czasie - cz. III

MOTYWACJA – DZIEŃ 3

Cykl dobowy

Sprawność psychofizyczna człowieka podlega określonym wahaniom zgodnym z naturalnym rytmem. Mówi się o „rannych ptaszkach” , „śpiochach” albo „nocnych markach”. Ludzie o „wczesnym rytmie” wydajnie pracują rano, po południu są zmęczeni i potrzebują wczesnego zakończenia pracy. Osoby o „późnym rytmie” dochodzą do siebie przed południem i pracują najchętniej do wieczora a nawet do późna w nocy.

Statystyczna, przeciętna sprawność w ciągu dnia i jej wahania dadzą się przedstawić w postaci  krzywej REFA.

  1. Szczyt ok. południa: żołądek, trzustka, śledziona i serce aktywnie pracują. poziom w ciągu dnia o wiele niższy
  2. Spadek energii po posiłku: Po obiedzie, gdy aktywne jest jelito cienkie, występuje znaczne obniżenie sprawności.
  3. Szczyt późnym popołudniem

Chronotyp to preferencje człowieka odzwierciedlające jego codzienne funkcjonowanie, którego poziom zmienia się w zależności od pory dnia. Rozróżniono dwa chronotypy: poranny (skowronek) i wieczorny (sowa).

SKOWRONKI SOWY
  • wstają wcześnie rano i nie potrzebują do tego budzika
  • poranek to ich ulubiona pora dnia
  • kładą się spać wcześnie
    bardziej efektywne w porannych godzinach pracy
  • kładą się spać po północy
  • wstają później
  • lubią nocny, imprezowy tryb życia
  • pracują efektywnie w godzinach nocnych
  • dłużej zachowują przytomność umysłu

Chronotyp poranny jest bardziej korzystny niż wieczorny z uwagi na organizację życia społecznego. W badaniach prowadzonych przez dr Ciarkowską pojawiły się zależności pomiędzy określonymi chronotypami a chorobami i skłonnościami do uzależnień. Sowy częściej zapadają na depresję i mają wyższy poziom lęku. Ponadto osoby preferujące nocny tryb życia częściej sięgają po różnego rodzaju używki. Wśród sów jest więcej ekstrawertyków, co wyjaśnia prowadzeniewieczornego, imprezowego trybu życia.

Badaczka zauważyła, że w trakcie życia chronotypy mogą ulegać zmianie.

Zidentyfikowanie własnego chronotypu może się przyczynić do zwiększenia efektywności działania w przeciągu całego dnia.

ZARZĄDZANIE CZASEM

Cele i zadania, które realizujemy, mają różny termin ważności. Powinniśmy na nie patrzeć pod względem trzech kategorii, czy są to zadania długoterminowe (realizowane powyżej 3 lat), średnioterminowe (od 1 roku do 3 lat), krótkoterminowe (od 3 miesięcy do 1 roku), bieżące (do 3 miesięcy).

  • CELE I ZADANIA DŁUGOTERMINOWE (powyżej 3 lat)

Rozbij je na mniejsze zadania i projekty. Może się okazać, że wiele z projektów, które zamierzasz zrealizować, dąży do tego samego celu. Wykonując je krok po kroku przybliżasz się do celu.

  • CELE I ZADANIA ŚREDNIOTERMINOWE (od 1 roku do 3 lat)

Wyznaczając sobie zadania o takim zakresie czasowym, odpowiadamy sobie na pytanie, co musimy zrobić, żeby zrealizować plan długoterminowy.

  • CELE I ZADANIA KRÓTKOTERMINOWE (od 3 miesięcy do 1 roku)

To zadania, na których realizację nie potrzebujemy dużo czasu. To krótkie plany do wykonania.

  • CELE I ZADANIA BIEŻACE (do 3 miesięcy)

To zadania, które wykonujemy na codzień bądź w tygodniu.

CZY CZAS MOŻNA ROZSZERZYĆ?

A MOŻE PRACA ROZSZERZA SIĘ WZGLĘDEM CZASU, JAKI NA NIĄ POŚWIĘCAMY?

Zasada Parkinsona mówi, że praca którą mamy do wykonania, rozszerza się wprost proporcjonalnie do czasu, jaki przeznaczamy na jej realizację. Oznacza to, że jeśli mamy określony czas na realizację konkretnego projektu, to wykonamy go „na ostatnią chwilę”. Dlatego warto zaplanować sobie nieprzekraczalny deadline. W przeciwnym wypadku realizacja naszego zadania może przeciągnąć się w nieskończoność. Jeśli ustalimy sobie krótszy termin wykonania planu,projektu zadania, szybciej będziemy mogli cieszyć się sukcesem i czasem wolnym.

Czas zaplanowany w 100% to 100% efektywności?

Realistyczna wizja, to zaplanowanie 60% czasu. To reguła 60/40. Zaplanowanie 100% czasu jest mało realistycznym założeniem, ponieważ zawsze zdarzają się nieprzewidziane sytuacje, wydarzenia,etc które nas angażują. Zatem jeśli mamy do rozplanowania 8h pracy, to rozpiszmy plan na 5h i wtedy mamy 3h w zapasie.

Lista zadań to wybawienie?

Rozpisanie i zaplanowanie konkretnych działań to połowa naszego sukcesu. Wykorzystaj poniższe metody!

METODA ALPEN

  1. Zestawienie zadań – lista zadań na każdy dzień z góry. Tematy bieżące, także zaległe, których realizację odkładamy.
  2. Ocena czasu trwania czynności - ile czasu zajmie realizacja czynności. Przypisanie zbyt małej wartości -> wpadniesz w panikę, nie mogąc sprostać planowi. Zbyt duża –> za mało się zmotywujesz.
  3. Rezerwacja czasu na czynności nieprzewidziane - Zastosuj regułę 60:40.  
  4. Ustalanie priorytetów, skracanie i delegowanie czynności - wyznacz każdej z czynności priorytet. Zaznaczyć wykrzyknikami najpilniejsze obowiązki. Jeśli zdarzy się, że coś z powodu braku czasu, wypadnie, zostanie przeniesione na następny dzień. Przenoszenie zadań z jednego dnia na drugi, nazywa się delegacją.
  5. Kontrola realizacji zadań - Kontroluj postępy w pracy, wykreślaj z listy. Będziesz widzieć, ile procent masz za sobą.

Przewartościuj swoje zadania!

 

MACIERZ EISENHOWERA 

  Pilne Niepilne
Ważne które musimy wykonać jak najszybciej, niewykonanie może spowodować daleko idące konsekwencje, nawał dodatkowej pracy, sytuacje nagłe, kryzysowe, trudne do przewidzenia, efekt niewykonanych wcześniej zadań, skutki zaniedbań; sprawy „na wczoraj możemy rozłożyć w czasie lub wykonywać regularnie; zapobieganie; budowanie związku; planowanie, przygotowania do ważnego ale odległego projektu, rekreacja; ćwiczenia fizyczne, szukanie możliwości. regularna praca nad sobą i własnym rozwojem
Nieważne które możemy wykonać lub zlecić. Nie są istotne, lecz wymagają jak najszybszej realizacji, niektóre telefony; najbliższe sprawy naglące; niektóre spotkania które możesz zignorować. Najlepszym miejscem dla nich jest kosz. Nie są istotne, powinniśmy się ich pozbyć. codzienność; przyjemności; złodzieje/ pożeracze czasu – bezcelowe patrzenie w TV podczas nudnego programu, całogodzinne granie w gry komputerowe

Pamiętaj, że Reguła Pareto działa nie tylko w biznesie. 20% zrealizowanych przez nas zadań generuje 80% korzyści i efektów. A aż 80% podejmowanych przez nas czynności wpływa na 20% efektów. To skłania do przemyślenia wykonywanych przez nas zadań!

Koncentracja

Zanim zabierzemy się do wykonywania zadań musimy zdać sobie sprawę z tego, że aby efektywnie pracować, musimy być bardzo skoncentrowani.

STAN UP-TIME, CZYLI BĄDŹ TU I TERAZ

Stan up-time to taki stan, w którym jesteś maksymalnie skoncentrowany na tym co, dzieje się tu i teraz. Przestajesz myśleć o wszystkich niepotrzebnych rzeczach, skupiasz się tylko na realizacji zadania. Osiąganie stanu up-time to umiejętność, której możemy się nauczyć. Im więcej będziemy ćwiczyć, tym łatwiej będziemy w ten stan wchodzić i na dłużej będziemy w nim pozostawać.

SPOSOBY NA KONCETRACJĘ

Najprostszy sposób na koncentrację, to usunięcie dystraktorów. Wyłącz telewizję, telefon. Jeśli nie musisz pracować przy komputerze, wyłącz go. Jeśli nie potrzebujesz Internetu – odłącz go.

Oczyść umysł – wycisz myśli, żebyś mógł spokojnie pracować. Jak to zrobić? Skupiając się np. na bodźdzach wewnętrznych – oddechu, biciu serca, etc.

Jeśli lubisz używać wyobraźni, wykorzystają ją do wyciszenia umysłu:

  1. Wyobraź sobie wielką, drewnianą skrzynię. Stoi przed Tobą, a Ty wyciągasz ze swojej głowy pojedyncze myśli i wkładasz je do niej. Kiedy wszystkie przeszkadzające Ci myśli znajdą się w skrzyni, zamknij ją na klucz i odsuń jak najdalej od siebie. Twoje myśli będą spokojnie na Ciebie czekały, podczas gdy Ty będziesz mógł się zająć swoim zadaniem. Potem możesz do nich wrócić.
  2. Ułóż niepotrzebne, przeszkadzające myśli na brzegu morza i pozwól, żeby zabrała je fala.

Ćwiczenia na koncentrację uwagi

POPRACUJ NAD SWOJA KONCENTRACJĄ 

Weź książkę, którą masz pod ręką i policz słowa w dowolnym akapicie. Policz jeszcze raz, aby się upewnić, że masz dobry wynik. Gdy dobrze Ci pójdzie, spróbuj policzyć słowa na całej stronie. Licz całkowicie w myślach, nie licz na głos i nie podążaj palcem za słowami.

Policz w myślach “do tyłu” od 100 do 1; Odliczaj w myślach od 100 do 1 ale co trzy liczby. Czyli 100, 97, 94, 91, itd.

Weź jakiś drobny przedmiot codziennego użytku. Najlepiej taki, jakich na co dzień często używasz, ale nie przykładając do tego większej wagi. Może to być łyżka, widelec czy szklanka – przedmioty, których używasz automatycznie, zazwyczaj w ogóle o nich nie myśląc. Tym razem jednak, skoncentruj na tym przedmiocie całą swoją uwagę. Obejrzyj go dokładnie ze wszystkich stron, postaraj się zauważyć jak najwięcej szczegółów, zbadaj go bardzo dokładnie. Nie opisuj tego przedmiotu słowami w myślach. Oglądaj go.

 

Jesteśmy skoncentrowani, mamy przygotowany plan a gdzie jest MOTYWACJA?!

  • Metoda pięciu minut

Masz do zrobienia coś, na co nie masz ochoty? Poświęć na to tylko 5 minut! Łatwiej będzie Ci się do tego zabrać, a zapewne będziesz to robił dłużej niż początkowo planowałeś.

  • Nagradzaj się

Nie zapomnij o nagrodzie dla siebie za dobrze wykonane zadanie!

  • Wypisz korzyści

Wypisz wszystkie korzyści, jakie płyną ze zrealizowania Twojego zadania i planu. Wypisz ich jak najwięcej, skoro zobaczysz tyle powodów do wykonania zadania, nie znajdziesz wymówki, żeby do tego sie nie zabrać.

  • Wyrób sobie nawyk pozytywnego myślenia – pamiętaj o samospełniającej się przepowiedni!

SŁOWA A MYŚLI?

Często nie zwracamy uwagi na to, co i jak mówimy, posługujemy się utartymi schematami, mówiąc np. muszę to zrobić, nie chce mi się. To sformułowania, które nie zachęcają nas do działania i wręcz nas do niego zniechęcają. Musimy mieć świadomość, że sama zmiana wypowiadanych komunikatów nie sprawi, że będziemy super zmotywowani, ale w połączeniu z innymi technikami mogą przynieść pozytywne efekty.

  1. Muszę - chcę, mogę!

„Muszę zrobić ten projekt”- „Chcę zrobić ten projekt”.

Mówiąc w ten sposób przejmujesz kontrolę i odpowiedzialność za swoje działania. Znika poczucie przymusu.

  1. Spróbuję - zrobię to/nie zrobię tego

„Spróbuję nauczyć się na kolokwium”- „Nauczę się na kolokwium”

„Spróbuję” działa jak bufor bezpieczeństwa. Jasne określenie sprawy pozwoli ci jasno określić, co chcesz zrobić.

  1. Poświęcam - decyduję

„Poświęcę ten wieczór na realizację projektu”- „Decyduję zrealizować projekt dziś wieczorem”

Poświęcenie ma negatywny wydźwięk. Często też łączy się z pragnieniem docenienia poniesionej ofiary przez innych.

  1. Tak, ale – nie, nie zgadzam się

„Zrobiłbym to zadanie dla Ciebie, ale boli mnie głowa”- „Nie chcę tego robić”

Jest bezpieczną wymówką, którą dajesz do zrozumienia, że tak naprawdę nic nie zależy od Ciebie. Wyeliminowanie go ze słownika bardzo ułatwia komunikację, bo dzięki temu jasno określasz swoje poglądy i stanowiska.

WYRÓB SOBIE NAWYK W 15 DNI

Nie decydujesz się na wielką zmianę, tylko na próbę przez 15 dni. Chodzi o złamanie nawyku, więc jeśli wytrzymasz tyle czasu, to prawdopodobne jest, że po prostu przyzwyczaisz się do nowej czynności i może nawet nie będziesz chciał wracać do starego nawyku. Warto przy tym pamiętać o paru zasadach:

  1. Jeden nawyk na raz
  2. Wykorzystaj zyskany czas – jeśli będziesz się nudził prawdopodobnie szybko wrócisz do starych przyzwyczajeń
  3. Zadeklaruj się wśród znajomych

NARZĘDZIA DO ZARZĄDZANIA CZASEM:

Pomodore

Remember of milk

Google calendar

Outlook

KARTKA I PAPIER I KALENDARZ

ZADANIE DOMOWE

Przyjrzyj się swoim nawykom, który Cię denerwuje? Który chcesz zmienić? Wyrób sobie nowy nawyk – to tylko 15 dni! 

autor: Emilia Bożek

Program powstał w ramach projektu "Studencka Kawiarnia Możliwości - myślę więc jestem"

Projekt współfinansowany jest ze środków Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego.

 


Pomoc psychologiczna

Studenci i Doktoranci Uniwersytetu Śląskiego mogą korzystać z bezpłatnego wsparcia psychologicznego i poradnictwa w Centrum Obsługi Studenta.

Skontaktuj się ze specjalistami w następujących obszarach:

W celu ustalenia terminu indywidualnej konsultacji psychologicznej prosimy o kontakt drogą elektroniczną lub telefonicznie.