Gdy zadania Cię przytłaczają – kilka słów o planowaniu

Każdy planuje – ale nie każdy robi to dobrze. Jeśli zachodzisz w głowę, dlaczego po raz kolejny nie udało Ci się wykonać kilkunastu ambitnych zadań, mimo iż sądziłeś, że masz na nie dosyć czasu – może warto poświęcić chwilę na przeczytanie tego artykułu.

Zanim zaczniesz planować…

Każdy z nas ma indywidualny rytm aktywności, który determinuje wykonywanie (lub też nie) naszych zadań. Mówi się o porannych skowronkach i nocnych sowach – w zależności od tego, o jakiej porze doby czujemy się lepiej. Mimo wszystko można wyznaczyć pewien schemat, który będzie odnosił się do większości populacji. Największa wydolność umysłowa przypada najczęściej w godzinach przedpołudniowych – między 9:00 a 12:00 – a także późnym popołudniem – 16:30 – 18:00. Jest to tak zwany złoty czas i w tym czasie warto rozplanować sobie najważniejsze i najtrudniejsze zadania, ponieważ wtedy umysł jest najbardziej sprawny. Po tych okresach wzmożonej aktywności nasz mózg, z powodu kumulującego się zmęczenie i obciążenia, traci powoli swoją wydolność. Lepszym wyjściem będzie zaangażowanie się w odpoczynek czy też hobby. Na pewno nie warto wtedy przeciągać swojej pracy, gdyż jakiekolwiek procesy uczenia się i zapamiętywania stają się niemożliwe. Dlatego też warto wziąć pod uwagę swój własny rytm i realizować zadania zgodnie z nim.

Planowanie

Proces planowania musi być świadomym działaniem. Składa się on z podejmowania decyzji i rozpoczynania aktywności, które doprowadzą do realizacji ważnych zadań, które nie powstałyby samoistnie. Planowanie musi jak najdokładniej przewidzieć, co i jak chcemy zrealizować. Jest to niewątpliwie trudne, warto jednak podjąć ten wysiłek. Pozwoli to uniknąć kryzysu czasowego, którego oznakami są stałe zagonienie i zdezorganizowanie. Pamiętaj, że kryzysy czasu są stresujące nie tylko dla Ciebie, lecz również dla otoczenia – mogą to być członkowie rodziny, przyjaciele czy współpracownicy. Być może sam doświadczyłeś na własnej skórze, jak kryzysy mogą być kosztowne. Być może musiałeś przedłożyć realizację rzeczy bardzo pilnych, nad sprawy bardzo ważne. Możesz myśleć, że planowanie nie jest Ci potrzebne, bo dotychczas zawsze jakoś sobie radziłeś z obowiązkami. Pomyśl jednak o tym, że każdy ma swoje granice wytrzymałości.

Brak sporządzonego planu prowadzi bezpośrednio do chaosu, stresu i małej efektywności. Najprościej zacząć od czegoś małego. Na przykład wykonać plan swojego jednego dnia. Z czasem nabędziesz już takiej wprawy, by sporządzać plan na miesiąc lub rok. Ale od początku.

Chciałbym wspomnieć, że nie warto planować swojego dnia co do minuty, bo to po prostu niewykonalne i bezsensowne. Lepszą techniką zdaje się być planowanie według bloków czasowych, w których będą wykonywane poszczególne zadania. Na starcie można wykonać trzy bloki: blok dopołudniowy, blok popołudniowy i blok wieczorny. Ten sposób jest o tyle lepszy od planowania minutowego, że daje nam możliwość reagowania na sytuacje nieprzewidziane. Przeważnie zakładamy, że wykonanie ważnych zadań zajmie nam mniej czasu. Praktyka jednak pokazuje coś innego – trudno jest dokładnie, co do minuty, oszacować czas na realizację zadań. Zwłaszcza jeśli mamy ich do wykonania kilkanaście w ciągu dnia. Jeśli taka sytuacja wystąpi (na uczelni, w pracy), w planie dnia należy wyszczególnić 3-4 naprawdę ważne sprawy i przeznaczyć je na blok czasowy, w którym jesteśmy najbardziej wydajni. Dobrze jest, jeśli w planie przeznaczymy pewną rezerwę czasową (20-30%) na zdarzenia nagłe i nieoczekiwane.

Ułożenie planu dnia polega na świadomym spisaniu wszystkich koniecznych do załatwiania spraw, a później na upartym załatwianiu ich jedna po drugiej. Jak wcześniej wspomniałem zawsze istnieją sprawy priorytetowe, które wymagają pierwszeństwa podczas wykonywania planu. Jeżeli dzieje się inaczej, to realizujemy najpierw zadania najprzyjemniejsze i niezbyt ważne. Możemy też wybrać inne zadania wymagające więcej czasu niż początkowo zakładaliśmy, co automatycznie zabiera czas na priorytety.

Skonstruowanie takiego dziennego rozkładu jazdy, będzie dla nas drogowskazem i mapą dla zadań. Dzięki niemu nie będziesz się ociągać i błądzić. Spisany plan działa motywująco do podjęcia kolejnych wysiłków. Nie mówiąc o satysfakcji, która płynie ze skreślania kolejnych punktów na liście i poczucia spełnionego obowiązku.

Analiza ABC

Za pomocą tej reguły będziesz w stanie ułożyć swój plan uwzględniając najważniejsze zadania. Idea jest podobna jak w zasadzie Pareto. Litera A oznacza Twoje priorytety. Stanowią one około 15% całości wszystkich zadań. Jednak jeśli wykonamy te zadania, otrzymamy aż 65% rezultatów. B oznacza sprawy średnio ważne, które odpowiadają za 20% wyników. Ostatnie są zadania typu C. Są one najmniej ważne, lecz pochłaniają 65% naszego czasu i dzięki nim otrzymujemy tylko 15% efektów. Analiza ta sprawdza się najlepiej, gdy chcemy zacząć od zadań, które przyniosą nam najwięcej rezultatów.

Metoda ALPEN

Jedną z technik planowania czasu w dłuższej perspektywie jest metoda ALPEN. Składa się z 5 etapów. Początkowe litery tych etapów w języku niemieckim tworzą nazwę ALPEN.

  1. Zrób listę zadań – powinny się tam znaleźć zadania z planu tygodniowego lub miesięcznego, to czego nie zrobiłeś poprzedniego dnia, sprawy które pojawiły się dziś i są do wykonania na jutro, zadania rutynowe.
  2. Oszacuj czas trwania każdej czynności i dodaj ten czas do siebie.
  3. Weź pod uwagę regułę 60:40 – zaplanuj tylko 60% swojego czasu jaki masz. Pozostałe 40% zostaw jako zapas na nowe zdarzenia, których nie przewidziałeś.
  4. Wyznacz priorytety – możesz tutaj użyć analizy ABC lub matrycy Eisenhowera.
  5. Kontroluj wykonanie działań – czymś normalnym jest niewykonanie jakiegoś zaplanowanego działania. Nie wpędzaj się w poczucie winy i weź pod uwagę to zadanie w planach na jutro.

Zalety metody ALPEN:

  • porządkuje kolejny dzień
  • nadaje strukturę przyszłym zadaniom

  • pozwala zorientować się we wszystkich zadaniach danego dnia

  • pomaga w osiąganiu celów zaplanowanych na każdy dzień

  • umożliwia dobre podzielenia zadań ważnych i nieważnych

  • mniej się stresujesz, gdy korzystasz z tej metody

  • eliminuje zakłócenia w pracy

  • korzystając z tej metody pracujesz nad samokontrola

  • oszczędza czas

Dokładne zasady planowania

  • Pisz o rezultatach – zapisuj czynności do wykonania w taki sposób jakby były zrealizowane, tak by motywowały do działania.
  • Perspektywa jutra – warto pamiętać o nadchodzących dniach i wykonać, nawet krótką, listę rzeczy do zrobienia. Pomaga to zorientować, co mamy do zrobienia.
  • Analiza – po spisaniu zadań, zastanów się, które zadania są ważne, które są pilne i jaki masz czas na ich realizację. Następnie poszereguj je według ważności (analiza ABC).
  • Realność – czyli innymi słowy, mierz siły na zamiary. Nie musisz planować zbyt wielu zadań na pewną jednostkę czasu, gdyż grozi to ich nie zrealizowaniem. Niezrealizowanie zadań ze zbyt nierealnej listy w dłuższej perspektywie spowoduje obniżenie poczucia własnej wartości.
  • Daty – nic tak nie motywuje jak deadline. Dzięki jasno określonemu, ostatecznemu terminowi wzrasta dyscyplina.
  • Sprawdzaj postępy – trzymając rękę na pulsie, będziesz w stanie zawczasu zarządzać swoimi aktywnościami tak, by nie pojawiły się żadne opóźnienia.

Literatura:

  1. Seiwert L.J. (2005). Zarządzanie czasem. Bądź panem własnego czasu. Warszawa: Place
  2. Bieniok H. (2010). Zarządzanie czasem – poradnik dla małoefektywnych. Warszawa: Difin
  3. Tracy B. (2006). Zarządzanie czasem. Warszawa: Muza

Arykuł powstał w ramach projektu "Studencka Kawiarnia Możliwości - myślę więc jestem"

Projekt współfinansowany jest ze środków Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego.

Kontakt: marek.grajcar@gmail.com Magister psychologii, trener treningu psychologicznego i umiejętności psychospołecznych, rekruter, specjalista HR, pasjonat fotografii reportażowej i ulicznej, zagorzały trekkingowiec. Doświadczenie: Specjalista ds. rekrutacji specjalistycznych w branży IT Członek projektów i koordynator w Stowarzyszeniu Górnośląski Klaster Kreatywny w Katowicach Wolontariusz w Zimbardo Youth Center w Katowicach Autor artykułów popularnonaukowych na portalu Więc Jestem! Trener freelancer W czasie studiów: Przewodniczący w Studenckim Kole Psychologii Organizacji przy Uniwersytecie Śląskim Członek Koła Psychoterapii i Treningu Psychologicznego Redaktor Działu Wizualnego w magazynie "Reflektor. (...)


Pomoc psychologiczna

Studenci i Doktoranci Uniwersytetu Śląskiego mogą korzystać z bezpłatnego wsparcia psychologicznego i poradnictwa w Centrum Obsługi Studenta.

Skontaktuj się ze specjalistami w następujących obszarach:

W celu ustalenia terminu indywidualnej konsultacji psychologicznej prosimy o kontakt drogą elektroniczną lub telefonicznie.